Control de delivery propio en tu restaurante: pedidos, repartidores y dinero en la calle
Cómo llevar el control del delivery propio durante el turno: qué pedidos faltan por salir, quién lleva cada uno, cuánto dinero viene en camino y cómo cerrar con cada repartidor.
Gregori Piñeres
8 min de lectura
Control de delivery propio en tu restaurante: pedidos, repartidores y dinero en la calle
Tener delivery propio es la parte fácil. Lo difícil es el control: a las 8 de la noche hay seis pedidos en la cocina, dos motos en la calle, un cliente que llama porque su comida no llega y un repartidor que vuelve con efectivo y Pago Móvil mezclados. Si la respuesta a “¿dónde está ese pedido?” es buscar en el chat, el delivery está funcionando a pesar del sistema, no gracias a él.
Esta guía no trata de cuánto te deja el delivery propio frente a las apps (eso está en delivery propio para restaurantes), ni de cómo configurar repartidores y tarifas desde cero. Trata de lo que pasa durante el turno y al cierre: las tres preguntas que tienes que poder responder en cualquier momento y cómo responderlas en segundos.
En 30 segundos: el control del delivery propio se reduce a tres preguntas. ¿Qué pedidos faltan por salir? ¿Quién lleva cada uno? ¿Cuánto dinero viene en camino? Si cada orden guarda su estado de despacho, su repartidor y su estado de pago, las tres se responden con un filtro.
Las tres preguntas del control de delivery
Un delivery tiene más partes móviles que una mesa. La mesa está ahí, a la vista. El pedido de delivery sale por la puerta con una persona, una dirección y, muchas veces, un cobro pendiente. Por eso el control se apoya en tres datos de cada orden:
| Pregunta | Dato que la responde | Qué pasa si falta |
|---|---|---|
| ¿Ya salió? | Estado de despacho | Pedidos listos que se enfrían en el mostrador, o clientes llamando por pedidos que nadie sabe si salieron |
| ¿Quién lo lleva? | Repartidor asignado | Reclamos sin responsable y entregas que nadie puede contar al cierre |
| ¿Ya se cobró? | Estado de pago | Dinero que se queda en la calle o que llega sin saber de qué pedido es |
Si tu forma de trabajar hoy no guarda alguno de esos tres datos, ahí está la fuga.
Durante el turno: qué revisar y cuándo
Antes de que salga el pedido: asigna el repartidor
El momento de decir quién lleva un pedido es al tomarlo o, a más tardar, antes de despacharlo. No al cierre, cuando ya nadie recuerda.
En Restamovil, al tomar un delivery en el POS eliges el repartidor en el campo Repartidor, o lo dejas en Sin asignar si todavía no sabes quién sale. En el detalle de la orden puedes cambiarlo con el selector Chofer mientras la orden no esté despachada. Al marcarla como Despachada, el selector se bloquea: lo que quedó escrito es lo que verás en los reportes.
Una regla sencilla para el equipo: ninguna orden de delivery se despacha en Sin asignar.
Cuando sale: márcalo como despachado
“Despachar” es el momento en que la comida deja el local. Es el dato que separa “está en la cocina” de “está en la calle”, y es lo primero que necesitas cuando un cliente llama.
En Órdenes, el botón de despacho abre la confirmación Marcar como despachada. Además de cambiar el estado, al despachar Restamovil descuenta del inventario los productos que lo controlan. Si te equivocaste de orden, puedes Anular despacho el mismo día de operación; después de ese día ya no, para que los reportes cerrados no cambien.
Cuando un cliente llama: filtra, no busques
Con los tres datos en cada orden, responder a un cliente toma segundos. En Órdenes tienes filtros que se combinan entre sí:
- Estado de despacho: Despachadas o Pendientes.
- Estado de pago: Pagadas, Parciales o Sin pagar.
- Chofer: el repartidor que lleva la orden.
- Creador: quién tomó el pedido.
Algunas combinaciones que conviene tener a mano en la hora pico:
| Quieres saber | Filtro |
|---|---|
| Qué pedidos faltan por salir | Estado de despacho: Pendientes |
| Qué lleva un repartidor ahora mismo | Chofer: ese repartidor + Estado de despacho: Despachadas + fecha de hoy |
| Cuánto dinero viene en camino | Estado de despacho: Despachadas + Estado de pago: Sin pagar o Parciales |
| Qué salió sin responsable | En el reporte de Entregas, el perfil Sin asignar |
La tercera fila es la más importante para la caja: son los pedidos que ya salieron y que el cliente paga al recibir. Ese es tu dinero en la calle.
El dinero en la calle: cobro al entregar
En Venezuela es común que el cliente pague cuando recibe: efectivo en dólares, Pago Móvil al repartidor o una mezcla. Eso está bien, siempre que el pedido no se dé por cerrado antes de tiempo.
Un flujo que funciona:
- Despacha la orden sin cobrarla si el cliente paga al recibir. Queda como Despachada y Sin pagar.
- Cuando el repartidor vuelve, cobra la orden con el método y la moneda reales: efectivo en USD, Pago Móvil en Bs, lo que haya sido. Si el cliente pagó una parte por Pago Móvil antes y el resto en efectivo, registra los dos pagos: la orden queda Parcial hasta completar el total.
- Antes de cerrar el turno, filtra Despachadas + Sin pagar. Esa lista debería estar vacía. Si no lo está, cada fila es un pedido que salió y cuyo dinero todavía no entró a la caja.
Así el repartidor no rinde cuentas “de memoria”: rinde cuentas pedido por pedido, y la caja cuadra con lo que se cobró de verdad. Si manejas varias monedas, en cómo cuadrar la caja de un restaurante está el detalle del cierre por moneda y método.
Al cierre: cuentas claras con cada repartidor
Al final del turno o de la semana, cada repartidor quiere saber cuánto le toca y tú quieres saber cuántos viajes hizo.
En Reportes → Entregas eliges el rango de fechas y filtras por el perfil del repartidor. Cada fila es una entrega, con su número de orden, fecha y monto del envío. La cantidad de filas son los viajes; el total es la suma de los envíos. Si le pagas al repartidor lo que se cobró de envío, ese total es lo que le corresponde. Si le pagas por viaje, cuenta las filas.
Puedes imprimir ese listado en la impresora de caja y entregárselo al repartidor junto con su pago. Es una conversación de dos minutos en lugar de una discusión.
Como el envío va en la orden como un ítem aparte, el reporte de ventas de comida no se infla con lo que le pertenece al repartidor.
Señales de que perdiste el control
- Órdenes de delivery viejas en Pendientes. O se despacharon y nadie lo marcó, o se quedaron en el mostrador.
- Entregas en Sin asignar. Cada una es un viaje que no le puedes acreditar a nadie y un reclamo sin responsable.
- Despachadas y Sin pagar de días anteriores. Es dinero que salió y no volvió.
- El repartidor y la caja no coinciden en el número de viajes. Uno de los dos está contando de memoria.
- Despachos anulados con frecuencia. El equipo marca como despachado antes de que el pedido salga de verdad.
Una rutina de control en cinco minutos
- Al abrir: revisa que no queden órdenes de delivery Despachadas y Sin pagar del día anterior.
- En la hora pico: ten abierto Órdenes con el filtro Pendientes para ver qué falta por salir.
- Cada vez que vuelve un repartidor: filtra por su nombre, Despachadas y Sin pagar, y cobra pedido por pedido.
- Al cerrar el turno: la lista de Despachadas y Sin pagar debe quedar vacía.
- Al cerrar la semana: imprime Entregas por repartidor y liquida con ese listado.
Preguntas frecuentes
¿Puedo despachar un pedido sin haberlo cobrado? Sí. El estado de despacho y el estado de pago son independientes. Eso permite el cobro al entregar y te deja ver, con un filtro, cuánto dinero está todavía en la calle.
¿Qué pasa si marqué como despachada la orden equivocada? Puedes anular el despacho ese mismo día de operación. Después ya no se puede, para que los reportes de días cerrados no cambien.
¿Cómo sé cuántas entregas hizo cada repartidor? En Reportes → Entregas, filtra por su perfil y por el rango de fechas. Cada fila es una entrega.
¿Necesito GPS para controlar mi delivery? No para empezar. La mayoría de los problemas del delivery propio no son de ubicación, sino de datos que nadie anotó: qué salió, con quién y si se cobró.
Conclusión
El control de delivery propio no depende de vigilar a nadie, sino de que cada orden diga tres cosas: si ya salió, quién la lleva y si ya se cobró. Con eso, el cliente que llama recibe una respuesta, el repartidor recibe cuentas claras y la caja cierra sin dinero perdido en la calle.
Si quieres llevar ese control en el mismo sistema con el que atiendes las mesas y cobras en bolívares y dólares, conoce el sistema para restaurantes con delivery propio o crea tu cuenta en Restamovil.
